Den Wandel gestalten!
Die Bedeutung begleitender Kommunikation in Change-Prozessen der öffentlichen Verwaltung.

Die öffentliche Verwaltung steht unter zunehmendem Ökonomisierungsdruck: Ausgelöst durch die akute Finanzkrise des Staates ist ein umfassender Modernisierungsprozess unumgänglich geworden. Es gilt, mit weniger Geld mehr zu leisten. Mit der Bewältigung dieser Herausforderungen hat die öffentliche Verwaltung bereits vielerorts begonnen: von der Einführung der Kostenrechnung über die Zusammenlegung einzelner Bereiche bis hin zur Gründung neuer „Marken“ auf kommunaler oder auf Länder-Ebene. Geplant und implementiert werden diese strukturellen Veränderungen meist - wie in der freien Wirtschaft - durch externe Unternehmensberatungen.

Doch der Wandel der öffentlichen Verwaltung kann nicht allein über strukturelle Veränderungen erreicht werden. Nicht minder wichtig ist es, Führungskräften und Mitarbeitern die Notwendigkeit der Veränderungen argumentativ zu vermitteln, sie in den Prozess einzubinden und für ihn zu mobilisieren. Und dazu bedarf es Kommunikationsexperten, die mit solchen Situationen umzugehen wissen - und die den Wandel begleiten. Gerade in der Verwaltung sind die Mitarbeiter oft über viele Jahre oder sogar Jahrzehnte tätig. Entsprechend stark ist eine spezifische Identität dieser Behörden ausgebildet. Mit einer Umstrukturierung, die in manchen Fällen auch einen neuen Namen und ein neues Logo zur Folge hat, wird jene lieb gewonnene Identität erst einmal zerstört. Verlangt wird, was bisher von Mitarbeitern der öffentlichen Verwaltung selten erwartet wurde: Flexibilität und die Bereitschaft zur Veränderung. Wenig hilfreich oder sogar kontraproduktiv wirken in diesen Prozessen ein paar „nette“ Aktionen, die nichts erklären und kaum motivieren - wie das Verteilen ein paar schicker T-Shirts mit neuem Logo. Solche Aktionen geben vielmehr Raum für Spekulationen. Wichtig dagegen ist eine Analyse der mentalen Faktoren in Bezug auf den Wandel und die Ermittlung einer neuen Identität. So erst werden die unmittelbar Betroffenen involviert. Was auf Umstrukturierungen zutrifft, gilt in verstärktem Maße für die Zusammenlegung von Ämtern oder Institutionen. Denn hier treffen gar zwei oder mehr verschiedene Identitäten und Kulturen aufeinander, die erst langsam zueinander finden müssen.

Eine besondere Bedeutung kommt in solchen Veränderungsprozessen den Führungskräften zu - sie müssen in doppelter Hinsicht umdenken. In der öffentlichen Verwaltung definiert und legitimiert sich Führung immer noch sehr stark aus der fachlichen Kompetenz und des Know-hows der jeweiligen Führungskraft. Jetzt werden jedoch ganz andere Kompetenzen von ihnen erwartet. So müssen sie sich nun mit strategischen Fragen auseinander setzen, was voraussetzt, dass sie sich intensiv mit ihrer neuen Rolle beschäftigen und sich der Bedeutung von Kommunikation als strategischem Führungsinstrument bewusst sind. Doch gerade auf diese neue Rolle sind sie oft unzureichend vorbereitet. Deshalb sind hier Experten gefragt, die sie zu ihrer neuen Rolle hinführen und durch den Wandel begleiten.